경기 부천 송내동에서 중·고등부 영어 전문 학원을 운영하는 아이위시영어학원(원장 설재민)이 ‘2025 스마트상점 기술보급사업’을 통해 SaaS형 키오스크 소프트웨어를 지원받으며 운영 혁신을 이루고 있다. 

출석과 결제가 자동으로 연동되는 시스템을 도입한 뒤 학부모 신뢰도가 크게 높아졌고, 재등록률과 신규 소개 등록률 역시 상승한 것으로 나타났다.

아이위시영어학원은 학습 심리 분석과 영어 능력 진단을 기반으로 맞춤형 학습 설계를 제공해왔으며, 2023년에도 스마트상점 사업을 통해 전자칠판과 키오스크를 지원받아 수업 효율을 체감한 바 있다.

결제 누락·출결 혼선 반복… 행정업무가 ‘병목’

학원 측은 스마트 기술 도입 이전까지 행정 처리 과정에 구조적 한계가 있었다고 설명한다. 학생 수가 증가하면서 출결 관리, 결제, 공지 전달 업무가 폭증했고, 특히 결제 카드 미지참으로 결제일이 밀리거나 누락되는 일이 잦았다. 

행정 업무가 교사들의 수업 준비·시험 분석·개별 지도 시간을 잠식하면서 교육 품질에도 영향을 주었다.

일부 학부모는 “아이 출석 관리가 제대로 되고 있는지 궁금하다”는 우려를 표하기도 했다.

설 원장은 평소 학원 운영에 도움이 되는 기술을 꾸준히 탐색해왔으며, 2023년 스마트상점 사업 참여 후 에듀테크의 효용을 체감한 뒤 이번 SaaS형 지원사업에도 즉시 참여했다고 밝혔다.

출석 시 ‘미결제 팝업’ 자동… 결제 누락 거의 사라져

아이위시영어학원이 도입한 SaaS형 키오스크의 가장 큰 장점은 출석-결제 자동 연동 시스템이다. 학원 입구에 비치된 키오스크에서 학생이 출석 체크를 하면, 미결제 내역이 있으면 자동으로 팝업이 뜨는 방식이다.

이 시스템 도입 후 결제 누락이 사실상 사라졌고, 각종 공지사항도 키오스크 화면에서 바로 확인할 수 있어 학생들이 중요한 안내를 놓치는 일이 줄었다.

학생들은 “대형 학원에서나 보던 시스템이 들어왔다”며 흥미를 보였고, 학부모들은 “학원 관리가 체계적이고 투명하다”며 이전보다 높은 신뢰를 보낸다는 것이 학원 측 설명이다.

학부모 신뢰 상승… 재등록률·소개 등록률 모두 증가

“이 학원은 시스템으로 관리하네요”

키오스크 도입 이후 가장 큰 변화는 학부모 신뢰도 회복이다. 자동화된 출석·결제 시스템을 확인한 학부모들은 “출석 관리도 성적 관리만큼 철저하다”는 반응을 보였다.

행정 자동화는 운영 효율도 높였다. 교사들은 반복적 행정 업무에서 벗어나 수업 준비와 개별 지도에 집중할 수 있게 되었고, 이는 학원 서비스 품질 향상으로 이어졌다.

재등록률과 소개 등록률의 증가도 두드러졌다. 설 원장은 “시스템이 잘 갖춰진 학원이라는 이미지가 강화되면서 입소문으로 신규 등록이 늘고 있다”고 설명했다. 실제로 키오스크·전자칠판 등 에듀테크 장비는 학부모 상담 과정에서 ‘보이는 경쟁력’으로 작용하며 강한 신뢰 요소가 되고 있다.

설 원장은 “기술은 사람을 대체하는 것이 아니라 사람의 역할을 확장시키는 것”이라며 “자동화 덕분에 교사들은 본연의 교육에 집중할 수 있게 됐다”고 말했다.

아이위시영어학원은 향후에도 SaaS 기반의 직원 관리·홈페이지·랜딩페이지 제작 시스템을 도입하고, 전자칠판·사이니지·로봇 등 다양한 에듀테크 장비를 단계적으로 확대해 나갈 계획이다.

<자료정리 : 비스타컨설팅연구소(주) 김민희 실장>